Зачем хранить копию документа?

Объединение, уменьшение или отправка документа могут изменить оригинал. Вторая копия — файл, сохранённый до этого действия. Если действие вышло неверным, к той копии можно вернуться.

Хранить только отправленный файл недостаточно. Копия, удалённая из сообщения или изменённая другим человеком, может у вас не остаться. Своя копия должна лежать отдельно.